همه روزه در رفت وآمد‌های روزانه ی خود در کوچه و خیابان یا گشت و گذار در وب ، با تعداد زیادی از آژانس های ارائه دهنده ی خدمات مسافرتی روبه رو می‌شویم .
شاید در نگاه اول ، تمام آژانس های مسافرتی یکسان به نظر برسند ، اما بد نیست بدانید در این صنف ، تقسیم بندی های خاصی وجود دارد و یک آژانس مسافرتی تنها می تواند در محدوده ی مجوزی که برایش صادر شده به شما خدمات ارائه کند.
برخی از آژانس های مسافرتی، تنها فروشنده ی بلیت هستند که به دو دسته ی نماینده ی مستقیم هواپیمایی مورد نظر و آژانس واسطه تقسیم می شوند . برخی دیگر از آژانس ها علاوه بر فروش بلیت ، خدمات تور را نیز ارائه می دهند . این آژانس ها نیز به دو دسته تقسیم می شوند ؛ آژانس هایی که خود برگزار‌کننده ی تور هستند و آنهایی که واسطه ی فروش تور و نماینده ی یک آژانس داخلی دیگر هستند .
آژانس‌هایی که خودشان برگزار‌کننده ی تور هستند نیز به چند دسته ی مختلف تقسیم می شوند .
بعضی از آژانس ها با یک کارگزار در کشور مقصد قرارداد دارند و مسافران را در اختیار آنها می گذارند . بعضی دیگر با یک کارگزار در کشور مقصد قرارداد دارند، اما در طول سفر یک لیدر (راهنما) از طرف خودشان می فرستند و از کارگزار، یک لیدر محلی درخواست می کنند و کارگزار نیز علاوه بر لیدر، کار‌های کشور مقصد مانند رزرو هتل را انجام می دهد .
بعضی از آژانس‌ها نیز با هیچ کارگزاری در کشور مقصد ، قرارداد ندارند . بنابراین یک لیدر از طرف خود می فرستند که تمام کار‌های کشور مقصد مانند رزرو هتل را با هماهنگی قبلی آژانس مبدا یا یک واسطه انجام دهد .
با این توضیحات باید گفت که هزینه های تور معمولا زیاد است و برای جلوگیری از هدر رفتن پولتان باید در انتخاب آژانس دقت کافی داشته باشید.
البته دسته بندی که برای آژانس ها مطرح شد ، برای تمام مقصد‌ها یکسان نیست . مثلا یک آژانس می تواند برای یک مقصد گردشگری در یک دسته و برای یک مقصد دیگر در دسته ای دیگر قرار گیرد .
از دید متخصصان امر گردشگری ، آژانس قابل اعتماد ، آژانسی است که بین جای هتل در شهر و امکانات هتل از یک سو و تخفیف هایی که می تواند برحسب شرایط از هتل بگیرد از سوی دیگر، مصالح مسافر را هم لحاظ کند .
در نظر داشته باشید یک آژانس آبرومند و با حسن سابقه برای فروختن یک پکیج تور نیاز به دروغ گفتن و کلک زدن ندارد . متاسفانه برخی آژانس ها حتی تعداد ستاره ی هتل مقصد را هم نادرست می گویند یا در قرارداد می نویسند که امکان تغییر هتل با هتل هم تراز وجود دارد ، در حالی که خودشان از قبل می دانند که قرار است مسافر را به هتل هم ستاره ، اما ارزان تر بفرستند !
نخستین نکته ای که باید بدانید این است که برگزاری تورهای مسافرتی ، چه داخلی و چه خارجی ، تنها باید از طریق دفاتر خدمات مسافرتی و جهانگردی که از سازمان میراث فرهنگی ، صنایع دستی و گردشگری مجوز دارند صورت بگیرد . بنابراین ، از سفر کردن با تورهای بدون مجوزهای لازم پرهیز کنید ؛ چون اگر از این ناحیه به شما ضرر و زیان معنوی یا مادی وارد شود ، هیچ کس پاسخگو نخواهد بود .
این نکته را به خاطر بسپارید که بین شما و آژانس برگزار‌کننده ی تور ، حتما قراردادی کتبی منعقد شود و درآن باید جزئیات سفر شما درج شود . تاریخ رفت و برگشت ، هتل محل اقامت ، ارائه ی خدماتی چون صبحانه ، ناهار و شام ، ترانسفر فرودگاهی ، راهنمای تور ، بیمه ی مسافران ، نوع وسیله ی رفت و آمد و... از جمله مواردی است باید در قرارداد قید شود .
بطور معمول این قرارداد در دو نسخه تنظیم می شود که یک نسخه متعلق به مسافر است . در قرارداد باید شرایط ابطال تور هم به طور کامل قید شود .
قبل از تصمیم گیری برای انتخاب شرکت خدمات مسافرتی و تور مورد نظر، حتما موارد زیر را در نظر بگیرید.
سابقه و اعتبار آژانس مسافرتی
برای انتخاب تور باید به سابقه و شهرت شرکت برگزار کننده توجه کنید . هر چند ممکن است این شرکت ها به همان خوبی که ادعا می کنند ، نباشند . همیشه بزرگ ترین و گران ترین آژانس‌ها لزوما بهترین انتخاب نیستند . گاهی شرکت های کوچک نیز خدمات خوب با قیمت مناسبی ارائه می کنند . در این زمینه می توانید از تجربیات سایر افراد کمک بگیرید . بهترین کار این است که با دوستان و آشنایان خود یا افرادی که سابقه ی این دست مسافرت ها و استفاده از این تورها را دارند مشورت کنید و آژانس مناسبی را انتخاب کنید .
هزینه ها
در برخی تورها، شما به اندازه ی هزینه ای که می پردازید ، خدمات دریافت نمی کنید . ممکن است برخی از شرکت های ارائه دهنده ی تور هزینه های زیادی از شما بگیرند. درباره ی اینکه این هزینه ها صرف چه خدماتی می شود پرس و‌جو کنید و اطمینان حاصل کنید که به اندازه ی مبلغی که می پردازید ، خدمات مناسبی دریافت می کنید . همچنین درباره ی هزینه هایی که ممکن است در طول سفر از شما درخواست شود ، سوال کنید .
راهنمای تور
اطمینان حاصل کنید که آژانس مورد نظر از راهنمای تور مجرب و مطلع استفاده می کند. یک راهنمای خوب باید کاملا به زبان مقصد تسلط داشته باشد، در سفر و گردشگری به اندازه ی کافی باتجربه باشد و مهارت کافی را در زمینه ی کمک های اولیه و مدیریت زمان و گروه کسب کرده باشد.
امنیت
اطمینان حاصل کنید که شرکت مورد نظر، قوانین و الزامات امنیتی کشور مبدا و مقصد را رعایت می کند .
برنامه ریزی
شما به آژانس های مسافرتی هزینه می پردازید تا بتوانند اوقات فراغت شما را به بهترین نحو پر کنند . اما چطور این کار را انجام می دهند ؟ آیا فعالیت های زیادی برای شما در نظر گرفته اند یا بیشتر وقتتان در اختیار خودتان است ؟ برنامه ریزی سفر را از قبل دریافت کنید و توری را انتخاب کنید که در این زمینه اعتدال را رعایت کرده باشد. فعالیت های تفریحی زیاد یا هم بیکار ماندن در طول روز ، هر دو می تواند سفر شما را ملال آور کند .
قبل از انتخاب تور باید درباره ی موارد زیر دقیق تصمیم گیری کنید :
مقصد سفر، تاریخ سفر، فعالیت های تفریحی ( قایق رانی، کوهنوردی ، اسکی و...) ، محدوده ی قیمت ها
با مشخص کردن این موارد ، تعداد انتخاب های پیش روی شما محدود‌تر می شود . حالا زمان آن رسیده که با شرکت های باقی مانده تماس بگیرید و آنها را ارزیابی کنید . اولین تماس شما با شرکت بسیار حائز اهمیت است و حقایق زیادی را درباره‌ی آژانس مسافرتی و تورهایش آشکار می کند . کارمند شرکت باید رفتار دوستانه ای داشته باشد و برای پاسخگویی به سوالات شما آگاهی و اطلاعات کافی داشته باشد .
هنگامی که برای خرید یک تور مسافرتی به آژانس مراجعه می کنید یا با آنها تماس می گیرید ، هیچ پرسشی را در ذهن خود باقی نگذارید . در درجه‌ی اول بدانید نوع سوال هایی که از سوی نماینده ی آژانس پرسیده می شود راه خوبی برای قضاوت در مورد اعتبار و شهرت آژانس است . هنگامی که آنان به جزئیات کوچکی درباره روش مسافرت شما می پردازند ، متوجه خواهید شد که واقعا به دنبال تهیه ی بسته ی مسافرتی مناسبی برای جلب رضایت شما هستند .
سوالاتی که در ادامه مطرح می شود ، پرسش هایی است که در تماس با یک آژانس مسافرتی باید بپرسید :
۱. سابقه ی شرکت چقدر است و آیا این آژانس مسافرتی در محدوده ی جغرافیایی خاص یا بر روی فعالیت تفریحی خاصی تمرکز دارد یا خیر؟
واضح است که هر چه سابقه ی یک شرکت بیشتر باشد ، زمان بیشتری برای تکمیل و بهبود پکیج های مسافرتی اش داشته است . ضمنا بهتر است شرکتی را انتخاب کنید که در مقصد و فعالیت تفریحی مورد نظر شما به طور تخصصی فعالیت کرده باشد .
۲. تعداد افرادی که از این تور استفاده می کنند چقدر است ؟
هر چه تعداد شرکت کنندگان در یک تور، کمتر باشد پشتیبانی بهتر و تجربیات شخصی ناب تری را به دنبال دارد .
۳. شرکت کنندگان در تور اکثرا از چه قشری هستند ؟
اطلاع از حدود سن و سال شرکت کنندگان ، وضعیت تاهل و توانایی های ورزشی آنها به شما کمک می کند که تور مناسب را با توجه به شرایط خود انتخاب کنید .
۴. هزینه ای که می پردازم شامل چه خدماتی می شود و آیا ممکن است در طول سفر مجبور به پرداخت هزینه های اضافی بشوم ؟
بسیاری از تورها هزینه های اقامت و وعده های غذایی را نیز در تعیین قیمت نهایی محاسبه می کنند . لازم است قبل از سفر درباره ی هزینه هایی که باید در طول سفر بپردازید با آژانس مسافرتی مشورت کنید .
۵. این تور چه امکانات اقامتی را برای مسافران در نظر گرفته است؟
مسئله ی اقامت یکی از مهم ترین مواردی است که باید پیش از سفر به خوبی آن را بررسی کنید ؛ چرا که تاثیر مستقیمی در آسایش و رفاه و لذت بردن از یک سفر دارد . درباره ی جزییات امکانات اقامتی که برای شما در نظر گرفته شده سوال کنید . اینکه در هتل چند ستاره اقامت خواهید کرد ؟ آیا هزینه های پرداخت شده شامل صبحانه و سایر وعده های غذایی می شود یا خیر ؟ در صورت جا نداشتن هتل ، هتل جایگزین چه شرایطی خواهد داشت ؟ و سوال هایی از این دست .
۶. آیا راهنمای تور ، آموزش های لازم را دیده است ؟
اطلاع از کمک های اولیه و آشنایی با محیط برای هر راهنمای توری ضروری است . به علاوه ، داشتن شخصیت و مهارت های هدایت تور نیز حائز اهمیت است . درباره ی سابقه ی همکاری تورلیدر با آژانس اطلاع کسب کنید . تجربه ی یک راهنمای تور حرفه ای در شرایط حساس طبیعی و فرهنگی بسیار حائز اهمیت است .
۷. این سفر به چه میزان آمادگی بدنی نیاز دارد ؟ ( برای تورهایی که شامل فعالیت های تفریحی و ورزشی سنگین مثل کوهنوردی هستند .)
برخی تورها برای همه ی افراد با هر میزان آمادگی بدنی مناسب است ، اما برای استفاده از برخی تورها نیاز به شرایط بدنی خاصی دارید . درباره ی جزییات فعالیت های ورزشی در طول سفر بپرسید تا از میزان آمادگی خود اطلاع کسب کنید .
۸. شرایط لغو سفر و استرداد هزینه ها چیست ؟
هر شرکتی در شرایط لغو سفر و برای بازگرداندن هزینه ها قوانین خاص خود را دارد . قبل از سفر درباره ی این قوانین بپرسید تا متضرر نشوید .
۹. آیا منبعی وجود دارد که از طریق آن بتوانم درباره ی آژانس و تورهایش تحقیق کنم ؟
